Inkoopfacturen automatisch boeken

Voor het automatisch verwerken van de inkoopfacturen in de financiële administratie bestaan diverse mogelijkheden, elk van deze mogelijkheden heeft voordelen en nadelen en beperkingen. De optimale vorm van het automatisch verwerken van een inkoopfactuur is op basis van een UBL bestand, uw leverancier stuurt u een PDF met een begeleidend UBL (XML) bestand, dit bestand bevat in een standaard gecodeerd formaat voldoende informatie om de inkoopfactuur in uw administratie te verwerken.

Een variant op bovenstaande is het laten uitbreiden van een door u in PDF ontvangen factuur door een externe partij met een UBL bestand, bij deze variant bent u afhankelijk van de verwerkende partij voor wat betreft de nauwkeurigheid van de informatie in het UBL bestand, huidige marktpartijen scoren goed met >95% juiste codering.

Een derde mogelijkheid is het scanboeken, u scant uw factuur in of neemt de van uw leverancier ontvangen PDF en laat deze door on- of offline software scannen om zo de relevante informatie uit de factuur te vertalen naar een voor het boekhoudprogramma bekend formaat. Deze mehtode vereist veelal dat u elke te verwerken factuur op scherm nakijkt met de gescande resultaten, aanpast waar nodig om deze vervolgens te verwerken in de boekhouding.

Bij elk van genoemde methodes geldt dat de verwerking in de financiële administratie nimmer 100% correct zal zijn, als voorbeeld zal de aankoop van een auto zo maar eens verwerkt kunnen worden als onderhoud en reparatie omdat betreffende autodealer nu eenmaal als leverencier van deze kosten bij u in de administratie geregistreerd staat.

Wilt uw meer weten, of zelf aan de slag gaan met het automatisch verwerken van uw inkoopfacturen in uw boekhouding, neem dan contact op met Actium Administratie en Belatingen, wij helpen u graag verder.